Hướng dẫn cách soạn và gửi email bằng gmail chi tiết dễ hiểu nhất

0
389

Phần này chúng ta sẽ tìm hiểu cách gửi email bằng gmail, cách gửi email cho nhiều tài khoản một lúc, cách gửi và nhận ảnh, file đính kèm trong gmail…

Để sử dụng được gmail để gửi email trước hết bạn cần phải có một tài khoản gmail trước. Để đăng ký tài khoản gmail bạn có thể xem bài viết sau

→ Cách đăng ký tài khoản gmail.

Để soạn và gửi email bằng gmail, bạn có thể xem các bước sau

Bước 1. Đăng nhập tài khoản gmail

Bạn truy cập vào trang chủ gmail : https://gmail.com

– Nhập tên tài khoản gmail sau đó nhấn vào Tiếp theo

Nhập tài khoản email của bạn, sau đó nhấn vào Tiếp theo
Hình 1. Nhập tài khoản gmail của bạn, sau đó nhấn vào Tiếp theo

Tiếp theo bạn nhập mật khẩu tài khoản gmail vào sau đó nhấn Tiếp theo để đăng nhập

Nhập mật khẩu gmail của bạn vào sau đó nhấn Tiếp theo để đăng nhập
Hình 2. Nhập mật khẩu gmail của bạn vào sau đó nhấn Tiếp theo để đăng nhập

Sau khi login vào, bạn sẽ thấy giao diện hộp thư đến của gmail như sau

Giao diện chính của gmai sau khi login

Hình 3. Giao diện chính của gmai sau khi login

Mặc định sau khi login vào gmail bạn sẽ thấy hộp thư đến đầu tiên, hiển thị các thư mà người khác đã gửi cho mình

 

Bước 2. Soạn email

Để soạn email, bạn nhấn vào nút Soạn (step 1)  sau đó bạn nhập địa chỉ email người nhận (step 2), nhập tiêu đề email (step 3), nhập nội dung email (step 4)

Cách soạn và gửi mail bằng gmail

 

Hình 4. Các bước soạn và gửi email bằng gmail

– Để gửi email một lúc cho nhiều người bạn nhập địa chỉ email người nhận cách nhau bởi dấu phảy (,)
– Ngoài nhập nhiều địa chỉ email thì bạn có thể CC email, CC là viết tắt của cụm từ ‘carbon copy’ tức là tạo ra các bản sao và gửi cho nhiều người khác cùng 1 lúc

Cách gửi một lúc nhiều tài khoản email và cc email

Hình 5. Cách gửi một lúc nhiều email, và cách CC email

Trên hình 5, bạn có thể nhập nhiều tài khoản người nhận cách nhau bởi dấu phảy (step 1) hoặc CC gửi cho nhiều người khác bằng cách nhấn vào chữ CC, BB (step 2). Khi nhấn vào chữ CC thì bạn sẽ thấy khung nhập CC email (step 3) hiện ra, tương tự CC email cho nhiều email khác cách nhau bằng dấu phảy.

 

Bước 2.1 Cách gửi email cho nhiều người

Trên Hình 5 đã có hướng dẫn qua về cách gửi email một lúc cho nhiều tài khoản, tuy nhiên với hướng dẫn này chưa được cụ thể lắm, để biết cách gửi email hàng lọat cho nhiều tài khoản thì bạn có thể xem phần dưới đây.

2.1.1 Gửi email theo cách thường

Cách gửi email hàng loạt này với trường hợp khi gửi email với một số ít tài khoản email, với cách gửi email thông thường này thì bạn chỉ cần soạn thư như bình thường.

Cách gủi email hàng loạt bằng gmail

Hình 5.1. Mỗi email người nhận cách nhau bằng dấu phảy

 

Bạn có thể nhập cùng một lúc nhiều email người nhận cách nhau bởi dấu phảy (,)  xem Hình 5.1 (Step 1)

Sử dụng tính năng CC :

Như đã nói ở trên, CC là viết tắt của Carbon Copy, có nghĩa là tạo ra một bản sao sau đó gửi đi cho nhiều người cùng một lúc. Bên góc trên cùng bên phải của khung soạn thảo email gmail. Bạn sẽ nhìn thấy có 2 chữ là Cc và Bcc, bạn click chọn Cc

Ngay lập tức bên dưới ô nhập dữ liệu email người nhận sẽ xuất hiện thêm một cột Cc. Lúc này bạn có thể nhập nhiều email người nhận tại đây.

Sử dụng chức năng CC trong gmail

Hình 5.2 Sử dụng chức năng CC để gửi email hàng loạt

Cũng tương tự như nhập email vào ô người nhận, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy. Sau khi nhập xong cách email người nhận bạn chỉ cần nhấn nút Gửi phía bên dưới là đã có thể gửi email hàng loạt cho nhiều tài khoản khác rồi.

Đây là cách gửi email hàng loạt một lúc cho cùng nhiều tài khoản email khác, tuy nhiên cách gửi email hàng loạt này tốn nhiều thời gian. Bạn hãy xem cách gửi email hàng loạt cho một danh sách các email cố định ở bước tiếp theo.

2.1.2 Gửi email hoàng loạt với một danh sách tài khoản cố định

Khi bạn muốn gửi email đều đặn hàng ngày với một số nhiều tài khoản email cố định nào đó, vị dụ lên tới 300 email. Lúc này bạn không thể gửi email theo cách thông thường cứ mỗi ngày bạn lại mở máy lên sau đó ngồi nhập vào 300 cái email như bước 2.1.1

Để gửi email hàng loạt với các danh sách nhiều email này bạn làm như sau :

a. Từ hộp thư đến, chọn Danh bạ

Click vào menu Gmail, hộp thoại sổ xuống chọn mục Danh bạ như Hình 5.3

Chọn danh bạ gmail trong hộp thư đến

Hình 5.3 Chọn danh bạ gmail từ hộp thư đến

b. Cửa sổ danh bạ gmail

Một cửa sổ danh bạ gmail được mở trên một tab mới như sau

Cửa sổ danh bạ gmail

Hình 5.4 Cửa sổ danh bạ gmail

Bạn có thể xem những tài khoản mà bạn hay liên hệ bằng cách nhấn vào mục “Thường xuyên liên hệ”

c. Tạo nhãn liên hệ mới

Bên menu trái, click chọn +Tạo Nhãn, nhập tên bạn muốn đặt cho Nhãn mới. Click Ok để lưu nhãn vừa tạo.

Hình 5.5 Tạo nhãn mới trong Google Contacts

Ở hình trên ta vừa tạo ra một nhãn mới là Tai Phan Mem 247.

d. Thêm các email vào nhãn vừa tạo

Để gửi email cho nhiều người hay hàng loạt thì bạn cần add thêm những tài khoản email đó vào nhãn Tai Phan Mem 247 này.

Chèn nhiều email vào nhãn trong gmail

Hình 5.6 Chèn nhiều email vào nhãn vừa tạo

Step 1 : Click chọn vào nhãn Tai Phan Mem 247
Step 2 : Chèn mới một email vào nhãn
Step 3 : Nhập tên, địa chỉ email, số điện thoại, ghi chú…
Step 4 : Click Lưu để hoàn thành

Cứ thao tác lặp lại như Hình 5.6 để chèn nhiều email vào Nhãn. Trong nhãn này đã lưu toàn bộ email của những người bạn muốn gửi, lúc sau khi gửi mail bạn chỉ cần chọn nhãn Tai Phan Mem 247 này là xong

e. Gửi email hàng loạt cho nhiều người

Quay lại khung soạn thảo gửi email của Gmail, tại ô nhập địa chỉ gmail bạn chỉ cần nhập tên Nhãn vừa tạo vào là xong. Xem Hình 5.7

Gửi email hàng loạt sử dụng nhãn trong Google Contacts

Hình 5.7 Gửi email hàng loạt sử dụng nhãn trong Google Contacts

Các bước gửi mail còn lại giống như bình thường, bước tạo Nhãn này tiện dụng thay vì nhập 1 email thì bạn nhập một nhãn đã chứa toàn bộ địa chỉ email muốn gửi

 

Bước 3. Đính kèm file, hình ảnh

Để đính kèm hình ảnh, file vào email bạn có thể xem hình 6. Bạn chú ý rằng gmail cho phép bạn gửi tối đa file có dung lượng từ 25mb đổ lại nhé

Cách kính kèm file, hình ảnh vào gmail

Hình 6. Click vào icon, biểu tượng đính kèm tệp để chèn ảnh, file mà bạn muốn gửi mail

Click vào icon Đính kèm tệp để chèn hình ảnh hoặc file vào email, một cửa sổ chọn file hiện lên, click chọn file bạn muốn chèn sau đó nhấn Enter hoặc Open

Chèn file và hình ảnh vào email

Hinh 7. Cửa sổ chọn file đính kèm trong gmail

Quá trình upload file bắt đầu

Quá trình upload file để đính kèm file vào email

Hình 8. Quá trình upload và đính kèm file vào email

Bước cuối cùng là nhấn nút Gửi để gửi email.

 

Bước 3.1. Gửi file với dung lượng lớn hơn 25mb

Thông thường thì khi gửi mail trong gmail tệp đính kèm bị gmail giới hạn dung dượng từ 25mb trờ xuống. Bạn sẽ không thể tải lên tệp đính kèm với dung lượng quá 25mb, vậy làm cách nào để khắc phục? hãy xem bài viết dưới đây nhé

Cách gửi email gmail với dung lượng lớn hơn 25mb

Cách gửi file trong gmail với dung lượng lớn

Hình 8.1 Gửi file với dung lượng lớn

Gửi file với dung lượng lớn nếu không biết cách bạn sẽ mất khá nhiều thời gian, hiện nay với gmail thì Google đã hỗ trợ Google drive phục vụ cho việc gửi email với file có dung lượng lớn.

Bước 4. Nhận email, nhận file đính kèm

Mở hộp thư đến của bạn, tìm email người khác gửi cho bạn click mở email. Kéo xuống phía dưới thấy phần đính kèm như sau

Cách nhận file đính kèm trong gmail

Hình 9. Cách nhận file đính kèm trong gmail

Click vào nút tải xuống để tải file đính kèm trong gmail

 

Tùy chọn khi gửi mail

Các bước gửi mail ở trên bạn đã biết rất đơn giản phải không, tuy nhiên để sử dụng gmail chuyên nghiệp thì sẽ có nhiều thứ mà có thể bạn chưa biết đến như là tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp, cấu hình tự động trả lời mail khi có email đến, lưu nháp thư, chèn biểu tượng mặt cười vào gmail…

 

Bước 5. Chèn biểu tượng icon khi gửi email

Mặc định gmail cung cấp sẵn cho ta một số biểu tượng icon để chèn vào thư như là các hình biểu tượng mặt cười, con vật, vector… để tạo sự vui nhộn

Chèn biểu tượng cảm xúc vào gmail

Hình 10. Chèn biểu tượng cảm xúc vào email

Bạn có thể click chọn nhiều tab biểu tượng icon để chọn biểu tượng mà mình thích

 

Bước 6. Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp

Khi gửi mail bạn muốn có kèm theo chữ ký trong email của mình để khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy bạn? chữ ký gmail chứa thông tin của bạn như là số điện thoại, địa chỉ công ty của bạn hay trang web của bạn…

Mẫu chữ ký gmail chuyên nghiệp
Hình 11. Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp

Ở phần này Tải Phần Mềm 247 đã viết bài hướng dẫn cách tạo chữ ký gmail rất chi tiết cụ thể rồi, bạn xem bài viết này tại đây.

Email chứa chữ ký là một trong những thứ làm cho email của bạn chuyên nghiệp hơn đó.

Bước 7. Cấu hình tự động gửi mail trả lời

Bạn muốn khi có người gửi email cho bạn sẽ có một email của bạn soạn sẵn trả lời lại cho họ? tất nhiên với hệ thống thông minh của Gmail thì việc này hoàn toàn có thể. Để cấu hình tự động trả lời mail thì bạn có thể xem bài viết này.

Bật trả lời tự động gmail

Hình 12. Bật tính năng trả lời thư tự động trong gmail

Để xem cách bật tính năng trả lời tự động trong gmail bạn có thể xem bài viết sau

Hướng dẫn bật tính năng tự động trả lời trong gmail

Tính năng tự động trả lời email là một trong những tính năng làm cho cách sử dụng email của bạn chuyên nghiệp hơn.

Bước 8. Cách gửi email chuyên nghiệp

Tại sao lại lại cần gửi email chuyên nghiệp? hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ chat trò chuyện trao đổi thông tin với nhau như facebook, zalo, viber… tuy nhiên trong công việc thì việc gửi email lại rất cần thiết. Hầu như 100% các công ty đều sử dụng email trong công việc chữ không sử dụng các công cụ live chat như ở trên.

Vì rằng trong công việc bạn cần gửi mail cho khách hàng, bạn muốn khách hàng lựa chọn bạn? vì thế tính chuyên nghiệp trong khi gửi mail là rất quan trọng.

Dưới đây là một số các trình bày khiến cho email của bạn chuyên nghiệp hơn.

a. Cách trình bày một email

– Chủ đề email :

Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.

Ví dụ : Gửi anh chị bảng báo giá sản phẩm của ABC, Gửi chị Thu Hằng bản thiết kế nội thất…

 

– Lời mở đầu trong email :

Lời mở đầu trong email là một lời chào với người nhận sao cho trang trọng nhất
Ví dụ : Chào chị Lan, Dear chi
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:

– Nội dung trong email :

+ Nội dung trong email bạn soạn gửi phải chứa đầy đủ thông tin mà bạn muốn truyền đạt tới khách hàng, Những nội dung quan trọng bạn nên tô đậm hoặc đổi màu chữ, các ý chính bạn nên gạch đầu dòng xuống dòng. Trình bày một cách mạch lạc đầy đủ dễ đọc

+ Chèn hình ảnh, liên kết đầy đủ nếu cần để cho người đọc dễ hiểu nhất.

+ Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng…

b. Tạo chữ ký cho email của bạn :

Mục tạo chữ ký này bạn xem ở bước 6.

c.Tạo thư trả lời tự động khi có email đến :

Mục tạo thư trả lời tự động bạn xem ở bước 7

 

Bước 9. Video hướng dẫn

Bạn có thể xem video hướng dẫn cách đăng ký, đăng nhập và gửi email sau đây

 

 

Bước 10. Thoát tài khoản sau khi sử dụng

Sau khi sử dung xong, bạn muốn logout tài khoản gmail bạn làm như sau

Cách logout tài khoản gmail
Hình 13. Cách logout tài khoản gmail

Bên trên góc phải trình duyệt, click vào biểu tượng hình tròn màu xanh, sau đó chọn Đăng xuất

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here