Bí quyết giao tiếp với khách hàng dành cho freelancer mới

Ngày nay freelance chính là một xu hướng nghề nghiệp phổ biến và ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều người. Với việc làm freelance, bạn có thể trải nghiệm nhiều vị trí trong nhiều ngành nghề từ marketing đến IT phần mềm hay nhân sự. Vì là một công việc tự do, freelance không yêu cầu thời gian làm việc cố định tại một địa điểm như các công việc hành chính văn phòng khác.

Tuy nhiên, không vì vậy mà các kỹ năng mềm không quan trọng trong sự thành bại của việc làm này. Với kỹ năng giao tiếp hiệu quả, các freelancer sẽ dễ dàng thỏa thuận với khách hàng để từ đó có được các dự án tốt nhất. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng giúp bạn chăm sóc khách hàng và làm họ hài lòng hơn. Từ đó, sự nghiệp trở nên thuận lợi hơn.

Dưới đây, freefile.vn sẽ giới thiệu cho bạn một số những bí quyết giao tiếp tốt với khách hàng dành cho freelancer mới vào nghề.

Lựa chọn hình thức trao đổi phù hợp

Ngày nay, với sự tiện ích của công nghệ thông tin và các thiết bị liên lạc, chúng ta sẽ dễ dàng kết nối một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, quá trình trao đổi thông tin được thực hiện với nhiều hình thức khác nhau như gặp mặt, gọi điện thoại, tổ chức các cuộc gọi trực tiếp qua video call, trao đổi thông qua hòm thư điện tử email hay tiến hành các tin nhắn qua Facebook.

Có nhiều freelancer ưa thích trao đổi trực tiếp (gặp mặt, gọi điện) nhằm hiểu nhanh và rõ hơn yêu càu của Khách hàng. Tuy nhiên cũng có nhiều người khá kín đáo, sẽ thích làm việc qua màn hình máy tính nhiều hơn để họ có thể vừa suy nghĩ và vừa trao đổi phương án với khách hàng. Vì vậy, freelancer nên chọn các hình thức trao đổi với Khách hàng phù hợp và khiến bản thân thoải mái nhất trong công việc. Khách hàng sẽ không ngại ngần làm việc qua màn hình máy tính hay điện thoại, điều họ quan tâm vẫn luôn là chất lượng sản phẩm và deadline.

Sự đa dạng trong phương thức liên lạc giúp Freelancer dễ dàng lựa chọn hình thức phù hợp với bản thân. Tùy thuộc vào đối tác, khách hàng, tính chất công việc để bạn lựa chọn phương tiện trao đổi sao cho hiệu quả. Chẳng hạn, với một khách hàng quen, bạn có thể tiến hành trao đổi công việc thông qua hòm thư email. Với các khách hàng mới, các cuộc gặp gỡ trực tiếp sẽ trở nên phù hợp hơn. Thông qua đó, các kỹ năng đàm phán chuyên nghiệp với phong thái làm việc tự tin giúp bạn dễ dàng tạo được ấn tượng và thiện cảm với khách hàng.

Tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn cũng cần linh động thay đổi hình thức trao đổi. Ví dụ chuyện gấp, cần nhanh thì có thể trao đổi qua điện thoại, video. Chuyện chi tiết, tỉ mỉ cần kĩ lưỡng hoặc cần trình bày bằng văn bản thì có thể làm việc online qua các nền tảng website hỗ trợ chat.

Đặt câu hỏi

Một bí quyết được coi là nghệ thuật giao tiếp với khách hàng dành cho freelancer chính là việc áp dụng các kỹ năng đặt câu hỏi thông minh. Thông thường, khi nhận các yêu cầu trong công việc freelancer và khách hàng cần có những thống nhất cụ thể và rõ ràng từ đầu. Do đó, trong trường hợp bạn có những thắc mắc trong nhiệm vụ cần thực hiện hãy mạnh dạn hỏi lại khách hàng một cách khéo léo. Thậm chí, nếu thù lao trong dự án bạn cảm thấy chưa thỏa đáng, hãy nghĩ đến việc thương lượng lại với khách hàng.

Nếu bạn thấy hiểu rõ ràng về những yêu cầu của khách hàng, hay trao đổi sơ những chỗ chưa thực sự chi tiết, bạn có thể hỏi lại khách hàng. Hỏi càng nhiều, bạn càng hiểu hơn về điều khách hàng muốn. Điều này giúp hạn chế số làn chỉnh sửa sản phẩm quá nhiều, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Ứng xử khi trao đổi online

Ngày nay, trao đổi online trong công việc, đặc biệt đối với việc làm freelancer chiếm đến 80% trong tổng số các phương thức giao tiếp. Trong trường hợp Freelancer tiến hành giao tiếp online thì dưới đây chắc chắn sẽ là một số nghệ thuật giao tiếp hiệu quả giúp bạn thành công hơn trong công việc:

• Sự chuyên nghiệp đến từ những thứ nhỏ nhất: Với email trao đổi công việc, những thứ hiển thị về bạn sẽ là địa chỉ hòm thư, ảnh đại diện, chữ kỹ gmail. Việc chỉnh chu trong cách đặt tên, cách tạo chữ ký và ảnh đại diện sẽ phần nào thể hiện sự nghiêm túc trong công việc. Bên cạnh đó, các yếu tố này sẽ giúp thư xin việc, CV xin việc của bạn đáp ứng được tiêu chuẩn cơ bản của nhà tuyển dụng.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn trong soạn thảo: Các tiêu chuẩn này thực ra không quá phức tạp, bạn chỉ cần để ý để tránh viết sai chính tả, sai dấu câu hay sử dụng từ ngữ không đúng hoàn cảnh, nội dung. Biện pháp tốt nhất là trước khi ấn nút gửi, bạn nên đọc lại 2 – 3 lần.
• Từ tốn, kiên nhẫn và giữ bình tĩnh: Thông thường trao đổi công việc bằng hình thức online, freelancer sẽ vô cùng hồi hộp, mong nhận phản hồi từ khách hàng. Nhưng bạn cần hiểu, vì một vài lý do nào đó, họ chưa thể trả lời bạn ngay. Hãy chờ đợi họ trả lời lại tin nhắn. Nếu quá lâu, bạn có thể nhắc họ bằng một hai câu đại loại như “anh/chị thấy thế được chưa ạ?”, hoặc “Anh/chị thấy ý kiến của em như thế nào ạ?”

Thể hiện sự nhiệt tình

Mạnh dạn trong giao tiếp được coi là chìa khóa giao tiếp hiệu quả. Tại sao lại như vậy? Bởi lẽ chỉ khi bạn mạnh dạn bày tỏ những điều chưa hiểu, bộc bạch các suy nghĩ, quá trình trao đổi thông tin sẽ diễn ra liên tục. Nhờ vậy, sự tư vấn, trao đổi với khách hàng sẽ sôi nổi hơn. Họ hoàn toàn có khả năng cảm nhận sự nhiệt tình và tận tâm đến từ bạn. Đôi khi, freelancer cần phát huy các khả năng đọc vị và thấu hiểu tâm lý khách hàng, từ đó chủ động đề cập đến những khúc mắc của khách hàng.

Khách hàng luôn muốn nghe lời tư vấn của bạn. Khi bạn thấy có một vài thay đổi có thể làm sản phẩm tốt hơn, hãy mạnh dạn trình bày và chia sẻ với khách hàng. Nếu điều bạn góp ý mang lại hiệu quả tốt, khách hàng sẽ đáng giá tinh thần đóng góp và đánh giá ý thức làm việc của bạn rất cao.

Mở rộng mối quan hệ

Có lý thuyết mà không có thực hành thì sẽ mãi không có hiệu quả. Vì vậy, bạn cần tiếp xúc và làm việc với càng nhiều khách hàng càng tốt. Mỗi lần, bạn đêu có thể đúc rút ra cho mình những kinh nghiệm, “mánh” riêng. Để dần dà, bạn đã trở nên “điệu nghệ” từ lúc nào không hay.

Khách hàng là người trực tiếp đem đến thu nhập cho freelancer, do đó, việc ngày càng có nhiều khách hàng là điều mà bất kỳ freelancer nào cũng mong muốn. Bí quyết để bạn đạt được điều này là hãy liên tục mở rộng mạng lưới quan hệ vì bất kỳ ai cũng có thể trở thành khách hàng của bạn. Để có thể làm được điều này, bạn nên chú ý đến việc xây dựng thương hiệu cá nhân, rèn luyện các kỹ năng mềm như kỹ năng quản lý, kỹ năng tạo ấn tượng trong giao tiếp, khả năng đàm phán…

Lời kết

Dù bạn mới làm freelancer trong lĩnh vực nào thì chìa khóa giao tiếp thành công đều trở nên cần thiết và hữu ích cho sự nghiệp của bạn. Việc giao tiếp tốt không chỉ để lại sự chuyên nghiệp và hình ảnh ấn tượng mà còn giúp bạn có thêm nhiều mối quan hệ. Mong rằng bạn sẽ sớm có nhiều khách hàng và dự án hơn nữa trong tương lai với những mẹo nhỏ giao tiếp trong bài viết này.